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MJ Consult fournit des solutions aux structures qui souhaitent digitaliser et automatiser leurs process métier.

Qui suis-je ?

Je suis Mickaël JACQUES, j'ai une formation initiale d'ingénieur.
Je crée des solutions adaptées aux besoins des entreprises à partir d'outils nocode.
Pour ce faire, j'utilise principalement Airtable et Make mais reste ouvert à d'autres alternatives en fonction des contraintes de votre projet.

• Certification MAKE Avancée

MJ Consult est Partner Silver Make, témoignant de notre expertise et de notre engagement envers des solutions de qualité supérieure.
En collaborant avec Make, nous offrons à nos clients des services innovants et sur mesure, répondant aux standards les plus élevés du secteur.

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Pourquoi automatiser?

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Cas d'usage

La génération automatisée des rapports mensuels

Mon client est une TPE titulaire d’un marché de maintenance d’une trentaine d’équipements d’assainissement. Il réalise une centaine d’interventions par mois dans le cadre de ce marché.
Après une transition réussie vers la digitalisation des fiches d’intervention, nous nous sommes attaqués à une tâche chronophage : La rédaction des rapports d’activité mensuel.Les difficultés (pain points) étaient les suivantes :
🛑La rédaction d’une trentaine de rapports mensuels est une tâche chronophage (> 1 jour) et nécessite de consulter la centaine de fiches d’interventions du mois écoulé.
🛑Les rapports sont souvent transmis hors délai.
🛑La ressource dédiée à cette tâche n’est pas affectée à des activités créatrices de valeur pour l’entreprise.
La problématique soulevée par la production des rapports mensuels était un parfait cas d’usage pour la mise place d’un projet d’automatisation.Les bénéfices attendus à l’issue de ce projet étaient les suivants :
✅La réduction des délais de production des rapports.
✅L’envoi des rapports dès la fin du mois.
✅L’apport de valeur au client final (rappel des devis en cours, lien vers le portail web de chaque installation, proposition d’amélioration de l’installation …)
✅La réaffectation du personnel sur des tâches créatrices de valeur (prospection commerciale, création devis …)
✅L’amélioration de l’image de marque du prestataire sur les plans technique et administratif.Pour mener ce projet, les outils/logiciels suivants ont été utilisés :
- Le logiciel de gestion des interventions (fiches d’intervention + API)
- Le logiciel de gestion commerciale (accès aux devis ouverts + API)
- Airtable (Base de données)
- Make (Automatisations)Méthodologie
Le projet a été scindé en 4 étapes principales, entièrement automatisées :
1-Récupérer et stocker les données des interventions réalisées sur le mois.
2-Préparer et traiter les données en vue de leur utilisation pour la génération des rapports.
3-Générer les rapports mensuels.
4-Transmettre par mail, les rapports aux responsables respectifs des installations du client final.Résultats
La solution mise en place répond pleinement aux objectifs initialement fixés.
Le cycle complet de génération et d’envoi des rapports (une trentaine) est réalisé en moins de 15 minutes contre plus de 7h dans le cas du traitement manuel.
Dans ce cas concret, nous avons vu qu’il était possible réduire drastiquement la création de document de synthèse d’un service d’exploitation.
Il faut cependant noter que l’on trouve des cas d’usage de digitalisation et d’automatisation dans la quasi-totalité des départements d’une entreprise. Ne restez pas sur le côté et prenez le train en marche, vous ne le regretterez pas 😉.

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